一葫芦系统使用说明-在线版

系统维护

1、员工登录账号管理

注册企业账户后,员工账号只能通过后台来添加,切不可单独通过官网或手机APP注册,不然会注册成新的企业账户; 用手机号作为登录账号,操作:菜单【更多应用】-【系统维护】-【账号管理】

1)、邀请加入:通过二维码分享邀请或手机号短信邀请,注册后需要在【系统设置】-【邀请审核】中审核;

2)、直接添加:点【新建】,填好账号相关信息保存,如下图:

手机号码:作为登录账号及找回密码使用,建议填写真实有效号码;

角色:该账号对应的权限组,可临时新建,见第二步【设置权限】

员工姓名:可选择已有的【员工目录】,如果没有,则在下拉框选【新建】来创建员工档案,如下图:

员工属性:受理员(服务受理时受理人选择)

派工人员(可接受派单通知的人员,工单受理后,系统会自动通知具有派工属性的人员)

技术员(派工时技术员选择)

业务员(客户分派或销售时业务员选择)

仓库管理员(仓库目录中分派仓库管理员时选择)

注意添加了新账号后,要在【应用市场】-【我的应用】-【用户配置】中把该账号添加到应用中,不然该员工不能使此应用;


2、邀请审核

如果员工账号是通过邀请方式注册的,需要管理员审核通过才会生效;


3、设置角色权限

操作:进入【角色管理】,添加新角色,并设置各模块相应的权限;然后在【账号管理】中修改员工角色。

为了使得帐户有效,必须设置至少一个权限为“系统管理员”的用户。

注意事项:角色权限中有些是 “禁止/隔离”权限,选择后会禁止相关的操作,及查看不到相关数据;


4、公司信息

设置企业名称、标识和联系信息。企业简称会显示在菜单栏,建议简称不要太长。


5、系统设置

系统控制项设置,及单号自定义设置。

操作:进入【系统设置】,设置系统相关业务的默认参数项; 如图

说明:

1)采购/销售不自动出入库:主要针对有分批出入库需求的,启用后,采购或销售开单审核后,只会对账款进行入账,库存不会减少,需要在仓库-出/入库开单 引用 采购/销售单来 行进出入库;

2)服务单完工关闭自动出入库:当工单有添加备件,并且没有领料,完工关闭时系统自动从仓库扣减库存。

3)启用员工库:启用后,员工资料时自动生成以该技术员名字命名的仓库名,可以对员工身上的备件信息进行管理;

4)允许网点之间调拨:启用后,网点之间可以调拨货品,比如总部下设A、B两个网点,则A不通过总部可以向B调拨货品;

5)服务单应收金额为0跳过完工结算:服务单对客户收取的金额为0时,工单完工关闭后,无需“结算收款”,直接到回访或审核关闭环节。

6)服务单禁止网点之间派单:不勾选,则总部以外的网点之间可以互相进行工单派工;

7)服务单派工后需技术员确认:勾选,则技术员在工单处理前需要“确认”操作,记录确认时间,以便进行考核,适合于手机端用户;

8)服务受理保修状态不能为空:勾选则受理工单时,保修状态必填;

9)允许网点查看总部客户/机器档案:勾选后总部创建的客户及关联的机器档案下级网点可以查看和开单选择;

10)业务产生的收付款单不自动审核:比如销售开单、采购开单、服务单、租赁单等结算有现收金额时,在审核后系统会自动生成相应的收付款单,并自动审核入账,如勾选此项,则生成的收付款单在【收付款单】处于“待审核”状态;

11)默认维修保期:工单审核关闭后,系统自动保存机器到【机器档案】,并按设置周期生成机器的“维修保修截止日期”。

12)默认应收应付提醒周期:产生欠款业务时,系统自动生成应收应付账款,并按设置周期进行到期提醒。

13)返修周期:机器再次维修的时间在返修周期内,系统自动认为是 返修;

14)工单处理默认下步处理:设置在工单“处理”时,下一步处理选项默认认值(完工关闭或内部派等);

15)服务添加配件默认结算方式/服务添加项目默认结算方式:如果工单的机器机里-保修情况没有设置,则在工单处理添加备件或服务项目时,结算方式会显示为设置默认的; (免费/客付/厂付:保内由厂家支付)

16)服务配件厂付默认价格:厂付时,默认显示的配件价格(在产品目录中设置产品的价格)。

17)服务客户结算默认结算方式:服务单客户结算界面默认显示的结算方式(结算方式在基础数据-基础信息中设置)。

18)服务客户结算默认物品去向:服务单客户结算界面默认的物品去向(物品去向在基础数据-服务信息中设置)

19)销售默认结算方式:销售开单时默认结算方式。

20)服务受理默认服务类别/受理方式:设置在工单受理登记时,默认的服务类别和受理方式;


6、表格布局

配置列表界面显示哪些字段及显示顺序,还可以修改显示名称, 打开【系统设置】-【表格布局】

操作:先建立布局名称,然后添加哪些员工使用这些布局。接着选择刚才创建的布局名称,和需要设置的窗口界面,设置好后保存,刷新就可显示新布局;

如果要恢复到系统默认,就点击“恢复默认”。


7、系统初始化

选择相应模块清空数据,由于不同模块之的业务数据有关联,单独清空某模块的数据之后,关联的业务数据会出现不能查询的问题,所以该功能要慎用!


基础数据

批量导入:可在一葫芦QQ群254261465 共享文件中,下载常用资料和基础信息导入模板。

基础数据是系统运行过程中,需要经常引用的基础信息,基础数据如果不是系统必须要求项可以不填写。

操作:菜单【更多应用】-【基础数据】

1、基础资料

部门目录:公司部信息管理;

岗位目录:职员的岗位信息管理,在员工账号管理中可以设置岗位;

员工目录:公司员工档案管理。建立员工档案后,可在【账号管理】中设置系统登录账号;

网点目录:直营或加盟网点的资料管理;

厂商分类:往来供应商或品牌厂商分类;

货运公司:快递公司,在收发管理、送修发货等需要发货时会用到;

往来厂商:主要是有业务往来的供应商,如产品供应商、委外送修商、保内结算的厂商等;

说明:

送修厂商:勾选此项,则在【服务工单】派工--委外送修时,选择厂商时才会显示;

产品供应商:勾选此项,则在【采购开单】厂商列表中会显示;

特约结算厂商:勾选此项,则在【服务】 保内结算管理,结算厂商可选择;


2、机器档案相关

机器品牌/类别/型号:常见维修品的品牌、类别及规格型号信息;

保修情况:修品保修状态的标示。如果勾选了回访标志,服务单完工结算后将自动产生回访任务;

维修类别:维修方式分类,比如上门、送修、寄修等;

故障分类:修品故障的分类,比如硬件类、软件类;

故障原因:常见修品故障的原因,定义好后,服务单处理时,可以直接选择;

常见故障:定义好常见故障后,服务受理登记时,可以直接选择,提高效率;

机器配置项:机器的常见配置明细定义,定义好后建立机器档案时可以直接引用;

物品外观:维修机器的外观定义,比如有损坏、全新;


3、服务工单相关

受理方式:服务单受理途径,比如电话,网络等,服务受理会用到,可在【系统设置】设置默认方式;

服务类别:服务受理时的类别,用于区分不同类型的服务。如果勾选了回访标志,服务单完工结算后将自动产生回访任务,可在【系统设置】设置默认类别;

服务级别:不同级别或设置不同的响应时间、修复时间、上门次数,以区分不同客户,一般用于服务合同客户;

服务项目:服务单处理过程中的服务项目,是收费结算的凭据之一。定义好服务项目后,可以在工单处理中直接引用。

处理进度:自定义服务工单的处理进度,在工单处理时可选择进度;

取消原因:定义工单取消时选定的原因;

物品去向:服务单结算时的修品去向,如果勾选了发货标志,将自动产生发货单;

回访形式:服务回访环节时用到,比如电话、短信等方式;

回访内容:用于定义服务单回访的内容,不同内容还可设置多个回访结果及对应的奖惩金额,进行员工考核;

超期单设置:按机器类别设置维修标准工时,如果工单从受理开始计算,超过此工时,则标记为超期工单;

随机附件:定义维修机器的所随带的一些附件,比如说明书、包装盒等;


4、仓库相关

仓库目录:存放产品的仓库,有良品和废品库之分,废品库的商品是没有成本价值的。 网点仓库由网点账号登录设置;

入库原因/出库原因:出入库开单时用到;

产品仓位:仓库里仓位管理;

调拨进度:网点货品调拨申请时,标注进度,也可在调拨时新建;

产品分类:仓库产品分类管理,可多级设置;

产品目录:产品资料,可以批量导入;建立好产品目录后,才能进行后续的库存操作。

说明:

编号:是识别产品的唯一依据,不得重复。如果勾选了系统默认将根据编号规则自动生成。

属性:很重要,不同属性产品资料有差别:比如整机,可选机器型号(非整机显示的是规格,且不能选),整机在销售后会生成机器档案;

品牌/机器类别/机器型号(规格):从基础数据中定义好的品牌、类别目录中选择,机器型号只有整机可用;

零售价:客户价格,销售、服务单配件客付时默认显示零售价;

进货价:默认采购价格;

内部价:指的是内部调拨的价格。也可以在系统设置中另设调拨价格;

成本模式:本软件支持移动加权平均法和先进先出法两种成本核算方式;

所在仓库:产品默认存放仓库,开单时默认显示此仓库;

供应商:从基础数据中定义好的往来厂商中,性质为“产品供应商”的厂商中选择。

有效期:产品入库的有效时间,系统将提前或者在到期后对到期未出库的产品进行提醒。

序列号跟踪:勾选后不能取消,出入库必须要录入序列号,在【仓库】-【序列号管理】中可查看序列号记录;


5、客户相关

客户分类:客户的分类管理;

会员级别:会员等级和对应的价格设置;

客户状态:设置客户跟踪状态,如潜在、跟进中、放弃、谈判、成功等;

客户来源:客户资料的来源,可用于分析;

区域目录:客户所在区域,可对业务员或技术员进行负责区域设置;支持多级区域;

分派原因:在客户档案中分派客户给业务员跟踪时备注的原因;

跟踪方式:客户跟进方式,如电话、上门拜访等,在客户跟踪管理中会用到;

跟踪类别:定义每次跟踪联系的类别,如是销售、售后、其它;

合同类别:服务合同类别,比如维修合同、保养合同等;


6、租赁相关

计数器类型:打印机/复印机计数器的类别定义,比如黑白,彩色;


7、账款相关

结算方式:业务结算的方式,比如现金、转账等,一般开业务单结算时时会用到;

收支账户:财务出纳收付款账户,比如现金、工行等;

收支项目:财务管理中,新建收支需要选择该笔收支的项目,即收支项目。如:房租、工资等;

发票类别:开发票的类别,比如普票、增值税专用发票等;

报销项目:费用报销管理的项目,比如交通费、住宿费等;


仓库管理

仓库管理主要针对产品库存进行管理,本系统的仓库是采用单独成本核算。

包括:库存查询(当前库存、废品库存、分仓库存),基本出入库(出入库、领退料、拆装开单、调价单、盘点单、期初入库等),网点货品调拨(调拨申请、出库发货、签收入库),基本囊括了产品库存管理中的常用功能。


1、当前库存

当前库存:当前良品库存总数,及库存在分仓库中的分布情况及成本均价。


2、废品库存

废品库存:当前废品库存并列出产品库存在分仓库中的分布情况。


3、分仓库存

分仓库存:集中查询货品在不同仓库的库存数量和库存成本价。


4、序列号库

序列号库(公司资产库):序列号在库状态及序列号出入库记录;仓库管理是库存数量和成本,而序列号作为资产唯一标识,可以管理到单个库存资产,进行跟踪和记录;

批量生成:按照自定义的规则批量生成序列号,生成后处理待使用状态,入库时可以选择这些序列号;

入库:序列号补录,之前没有启用序列号而入过库的商品,可以选择入库单来录入序列号;可以点编辑单独为每个商品选择序列号,或者勾选“系统默认生成”,则系统自动按默认规则生成所有序列号;

出库:与入库相反,原来有序列号入过库,后来取消了序列号跟踪,出库没有录序列号,这里可以补录;

删除:删除之前批量生成的待使用序列号;


5、入库单

入库单:仓库平常入库,入库审核后会改变库存和成本价;可引用采购单或销售退货单来入库;支持多仓库入库。

如果需要采购单分批入库,【系统设置】中勾选“采购不自动入库”,然后引用已审核的采购单来分批入库;

注意:保存 与 保存并审核:单据保存仅草稿,只有审核后才生效;

供应商:这里选的供应商仅记录功能,不会产生往来账款;正常采购的应走【采购管理】;

仓库:每个货品明细都可设置不同的入库仓库;


6、出库单

出库单:货品出库,出库单审核后将减少对应产品的库存数量;可引用销售单或采购退货单分批。同样如果要分批出库,需要在【系统设置】勾选“销售不自动出库”,然后出库开单分批引销售单出库;


7、领退单

员工从仓库进行领料或退料,有领良品,退良品,退废品(工单中更配件更换时会产生废品);

支持引用服务单来领料或退料,领料数量更新到工单配件里的已领数量中;

如果【系统设置】启用了员工库,则领料时货品从出库仓库进到 领料人命名的员工库,退料则从员工库退到单据的入库仓;


8、调拨单

调拨单:网点内部仓库之间的商品调拨,因为每个仓库是单独成本核算,所以都是异价调拨;


9、缺件单

缺件单:缺件申请单,有些货品没有了,可以做缺件申请,然后采购订单时可以引用缺件单;


10、拆装单

拆装单:按【产品目录】中定义的拆装关纱,把同一个产品拆卸成多个产品,或将多个产品组装成一个产品。


11、调价单

调价单:调整产品库存的成本价。


12、借入单

借入单: 货品借入入库和借出出库登记管理;


13、借出单

借出单: 货品借入入库和借出出库登记管理;


14、盘点单

盘点单:修正系统的库存数为实际库存数,可批量导入盘点明细货品,审核后生效,库存变成实际库存,成本价不变。如果账面库存比实际库存多,则会有盘亏数量,库存资产亏损,否则就是盘盈,库存资产增加;


15、报废翻新

报废翻新:报废是将库存良品报废为废品,即从良品库出库,废品库入库。 翻新单是返过来,废品出库,良品入库。


16、期初入库

期初入库:系统起用之前的商品库存录入,可以批量导入;


17、网点调拨

网点调拨:网点与总部,网点与网点之间货品调拨;见【网点管理】


18、配件返厂

配件返厂:网点向总部返回良品或保内更换的废件,以核销保证金,见【网点管理】


采购管理

1、采购单

采购进货/退货开单,审核后对应账款系统进行入账;

有本次现付,系统会生成已审核的“付款单”显示在【账款管理】-【收付款单】中(如果要生成的付款单不自动审核,则在【系统设置】里勾选“业务产生的收付款不自动审核”),欠款部系统自动生成该供应商的应付账款,显示在【账款管理】-【应收应付】中;

如果【系统设置】里,启用了“采购不自动出入库”,则审核后,需要在【仓库管理】-【入库单】,引用采购单来进行出库,也可以分批引用入库;

说明:

结算方式:如果有本次现付金额,必填;可在【系统设置】里设置默认的结算方式。

单价:默认显示进货价,点旁边按钮可选择不同价格;

本次现付:实际付款金额;

引用单据:可引用采购订单来生成采购单;

供应商:【基础数据】-【厂商信息】里的往来厂商,且属性为产品供应商的厂商。


2、采购订单

采购预订货管理,只是记录订单信息,不会影响账款和库存;

可以引用缺件单生成采购订单;采购订单审核后可被采购开单引用;


3、查询/修改/反审核/打印/导出

可快速查询和高级复杂组合查询,打印如果需要自定义打印样式,就官网下载“一葫芦PC客户端”来使用;


销售管理

1、销售开单/退货

零售或批发销售/退货开单,审核后对应账款系统进行入账;

有本次现收金额,系统会生成已审核的“收款单”显示在【账款管理】-【收付款单】中(如果要生成的付款单不自动审核,则在【系统设置】里勾选“业务产生的收付款不自动审核”),欠款部系统自动生成该客户的应收账款,显示在【账款管理】-【应收应付】中。

如果【系统设置】里,启用了“销售不自动出入库”,则审核后,需要在【仓库管理】-【出库单】,引用销售单来进行出库,也可以分批引用出库;

说明:

详细信息/相关业务:查看该客户详细资料及相关的历史业务;

预约安装:设置预约安装时间,以提醒和查询;如果引用的销售订单,订单的预约安装自动填充;

自编号:做用户内部管理用;

结算方式:如果有本次现收金额,必填;可在【系统设置】里设置默认的结算方式。

单价:默认显示零售价,点旁边按钮可选择不同价格;

本次现收:本次实际收款的金额;

引用单据:可引用销售订单来生成销售单;


2、销售订单

销售预订单预收款管理,只是记录订单信息,销售订单不会产生账款和库存变动;

订单被销售单引用的,会显示已售量;订单终止后不能被引用;


3、查询/修改/反审核/打印/导出

查询所有的销售业务单据,并可以做审核、反审核、删除、打印、导出等操作;

生单:销售单生成采购单或安装单。

销售单分批出库的,可以跟踪出库数量;


服务管理

1、服务管理流程

服务管理导航图:灰色部分为网点处理环节;


2、工单受理

单个受理:

说明:

客户信息:可以选择已有客户,也可以填接填写新客户信息,也可用手机号直接定位客户。选好客户后,点“详细信息”可查看客户详细,“相关业务”查看该客户关联的机器、历史服务单及销售单等;

选择机器:只显示该客户下已有机器;新机请在“机器信息标签”中新建;

机器信息:显示所选的机器信息,或新添加机器信息;如果保修情况为“保内”或“厂家保修期”,在后续工单处理中添加配件或服务项目,系统自动将结算方式设置为“厂付”;

机器配置:机器配置项添加,比如电脑有内存、硬盘等配置项;

其他信息:预收款、寄修的收件信息,及其它相关合同信息;

下步处理:内部派工/派给网点/委外送修/完工关闭,如不选择,还可在【待处理工单】中进行派工处理;

批量受理:

一次受理多个机器,保存后系统会自动分拆成多个工单,工单号会按受理数量显示序号;

说明:

选择机器:批量选择已有的机器信息;

添加一条:新增机器信息;


2、待处理工单

待派工工单,可以派工、领取、驳回、取消工单;

派工:内部派工给技术员,或派给网点/委外送修;

领取:有领取权限的人员无需派工就可领取工单,领取后工单进入【处理中工单】;

驳回:只能驳回网点派来的工单;

取消:无效或不处理的可以取消,取消后在【全部工单】里删除工单;


3、处理中工单

工单处理中心,工单转派、处理措施信息录入、工单配件/服务项目/机器配置项/计数器等录入、以及催单处理,查询工单附件图片、技术员签到记录、工单操作日志等;

确认:在【系统设置】启用“服务单派工后需确认”,则在工单处理之前需要确认操作;

转派:1. 内部派工:工单分派给内部技术人员 2.派给网点:工单分派给网点;3.委外送修:进入【送修管理】第三方维修;

处理:填写处理措施、处理进度、到达时间、完工时间、附件上传等,最后处理完成,在下一步处理中选择完工关闭。

如果没有处理好,可以继续选择升级派工给其它技术员,或派给网点,或委外送修等;如下图:

完工关闭:工单处理完成后,关闭工单,进入完工结算环节;

委外送修:送给厂商维修。保存后服务单进入送修发货,开始发货处理。

完工:手动或批量进行完工关闭操作,完工后,工单进入【结算收款】;

修改:修改受理内容;

取消:取消后,工单可以在【全部工单】里删除工单;

处理过程:显示工单处理的过程记录,可修改;

备件/耗材:服务消耗或者是客户要购买的配件信息。添加备件后需要进行“备件领退”开单,即从仓库领料或退料处理;如果【系统设置】勾选了“完工关闭自动出入库”,则无需领料系统自动扣减库存;

注意选择正确的“结算方式”,客付:该费用向客户收取,走【结算收款】;

厂付:保内结算厂商收取,走【保内结算】,免费:都不收,自负成本;

服务项目:服务项目就是维修收费的服务项。同样需要选择正确的结算方式;

机器配置:机器的配置明细,比如一台服务器内包括主板、内存、CPU等等,修品配置指的就是这些配件的详细信息。

催单:客户催促服务进度的记录。记录一下服务过程中客户的催促过程。可以从一个方面反映服务的质量。

计数器:计数器与机器关联的,工单中如果没有添加机器,则计数器标签会不显示;

签到记录:技术员上门处理时,手机端签到的时间、地址等信息;签到时间会更新到处理过程的到达时间;


4、结算收款

对客户进行结算收款操作,工单有添加的配件/服务项目,且结算方式为客付,才会有对客户结算的配件费和服务费;如果工单要重新派工,可以“驳回”工单到【处理中工单】;

单笔结算:

配件费:工单添加配件的客付部分费用;

服务费:工单添加服务项目的客付部分费用;

附加费:临时额外收的费用,比如有里程费、高空费等;

本次现收:本次实际收款的金额,系统会生成收款单,所以如果有现收,必填收款账户等信息。无现收或现收剩余金额计入该客户的往来应收款中,在【账款管理】-【应收应付】显示;

额外成本:本次服务额外产生的成本,比如交通费等;参与计算工单毛利;

物品去向:送修或寄修的,修完后设置去向,如果需要自动创建发货单,可在【基础数据】-【服务相关】-物品去向,勾选发货;

批量结算:同一个客户多笔单据结算

说明:本次现收:如果有现收金额,每笔单据都要填写;


5、回访评价

回访管理:工单回访管理,只有满足以下三个条件任何一个的工单才需要回访:

1.“客户档案”设置了客户回访标志;

2.“服务类别”设置回访标志;

3.“保修情况”设置回访标志;

另外,回访的相关选项,也需要在【基础数据】-【服务相关】中:回访内容、回访形式定义好。

通过回访管理可以对员工服务进行绩效考核,提高服务质量;

客户评价:终端用户通过【乐报修】www.lebaoxiu.com平台提交的服务单,在服务完成后,可以通过乐报修的微信端进行服务评价;


6、审核关闭

服务单关闭结束; 员工提成要在客户结算之后才会生成,如果没有设置自动计算员工提成,可在此环节手动录入提成信息;保内结算的工单只能在审核关闭环节时,才能开保内结算单;


7、全部工单

所有状态工单显示和查询,删除(已取消工单)、驳回(已结束工单驳回到审核)


8、送修管理

工单处理-委外送修的工单,进入送修管理,包括:送修发货、送货结算、历史送修管理;

1)送修发货

发货/批量发货:登记发货单,完成后在【收发管理】进行发货确认; 工单转入【收货结算】;

驳回:工单驳回到【待处理工单】或【处理中工单】;

2)收货结算

修品服务单厂商修好后发回,再收货结算内和厂商结算。

驳回:驳回到【送修发货】;结算后工单转入【结算收款】再对客户结算;

3)历史送修

查询曾经送修过的修品服务单;


9、保内结算

如果是总部与网点之间的保内结算管理,请见【网点管理】-【网点保内结算】;这里主要是与保内结算厂商的对账及结算管理;

注意:保内结算的服务单已须是已完工,未审核关闭的工单,同时工单有选择 保内结算厂商;

1)结算开单:

选择某段时间需要结算的服务单列表,提交进行对账并冻结,提交后服务工单不能驳回或编辑;

2)结算审核:

将结算明细与厂商对账,如无误则进行审核入账,同时对已结算过的服务工单进行冻结不允许修改;

如有错误的服务单可置疑处理,并进行驳回,然后在【结算查询】里修改结算单,删除错误的服务工单明细,然后将工单驳回到【工单处理】进行修改,修改好后在【结算查询】找到结算单,并添加工单明细,并再次提交审核;

结算方式:

开票结算:厂商直接付现款时选择此结算方式,如需开票,可在【结算查询】里进行开票登记;

直接核销:厂商不现付,结算费用冲账处理,则系统会生成该厂商的应收账款,可在【账款管理】-【应收应付】里进行冲账操作;

3)结算查询:

保内结算单查询修改,及提交、审核、反审核、驳回、开票确认、删除等操作;

只能驳回的结算单可以修改和删除;如下图


客户管理

1、客户档案

对客户以及客户相关的信息进行管理。

客户的管理目前支持客户资料、客户资料的导入、导出、客户机器档案、联系人、下属部门的管理,还可以查看客户相关的服务单、销售单等。双击记录均可查看明细信息。

分派:将客户分派给业务员进行跟进;

合并:将两个客户档案合并成一个;


2、机器档案

客户的设备档案管理

保养计划:建立机器档案进行定期或者固定周期的保养计划,保养计划生效后,系统会根据设置条件自动生成保养派工提醒,可在“保养派工”里进行派工处理,派工后在【处理中工单】显示派工单;

机器配置:机器的配置明细,比如一台服务器内包括主板、内存、CPU等等,修品配置指的就是这些配件的详细信息。

计数器:服务工单录入的计数器数据;

抄表记录:租赁管理中该机器的抄表记录;


3、保养派工

保养计划建立后根据保养计划的规则生成保养任务,到期后进行保养派工。

可以批量进行保养派工。保养派工后生成对应的服务单,在【服务工单】进行派养服务单的处理。


4、客户跟踪

业务员对客户跟进管理,记录每次跟进的信息;


5、耗材跟踪

针对【租赁管理】-【抄表登记】里设置的耗材预警进行跟踪管理,可根据跟踪计划进行工单派工;


6、投诉管理

客户投诉记录管理;


7、服务合同

维修保养合同管理,“合同类别”在基础信息里创建。


8、报修会员管理

报修会员是自助报修平台的客户账号,可以创建账号分发给客户,也可邀请客户在线注册。


帐款管理

1、收付款单

收款付款查询、新建、修改、删除、审核/反审核、作废等操作;

注:采购、销售、服务、租赁等业务结算收款时有现收现付的,系统都会自动生成收付款单并自动审核(如不想自动审核,可在【系统设置】勾选“业务产生的收付款单不自动审核”)

1)收款类单据

收应收款:核销往来单位的应收款,必须是有应收业务账的才能进行应收款开单,可以在【应收应付】里查到应收明细,同一客户的多个应收业务单可以一次收款核销;

收预收款:预收款开单,审核后系统生成一笔对应的应付明细,后期业务产生应收款时可以进行对冲。

其他收款:没有业务单产生的,其他类的直接收款开单。

2)付款类单据

付应付款:核销往来单位的应付款,必须是有应付业务账的才能进行应收款开单,可以在【应收应付】里查到应付明细,同一供应商的多个应付业务单可以一次付款核销。

付预付款:预先支付给往来单位的帐款。

其他付款:没有业务单产生的,其他类的直接付款开单。


2、应收应付

采购、销售、服务、租赁等业务产生的挂账部分的,系统会产生对应的 应收应付账款,显示在【应收应付】里,选中应收应付账户,下方会列出该账户所有的未结单据信息,可以在此做对冲和注销坏账等操作。

如果要核销这些单据,在【收应收款开单】或【付应付款开单】中操作。

自动对冲:对于既有应收又有应付的往来单位,可以对应收和应付的 欠款进行对冲,系统将根据金额自动同时生成收款单和付款单,并分配的应收应付明细单据已结算金额中;

手动对冲:手式对应收应付明细进行核销;

注销坏账:对坏账进行注销处理,处理后不可恢复!


3、现金银行

账户信息要在【基础数据】-【账款相关】中管理;

帐户转账:用于不同帐户之间的转账操作。该功能会自动生成待审核的收款单和付款单,审核后生效。

帐户汇总:汇总当前帐户,可以查看单个帐户往来帐明细。

说明:

1)未收款/未付款:收付款单中该账户未审核的收款单/付款单金额汇总;

2)点明细,可以查看该账户的流水明细;


4、费用报销

费用报销管理

操作流程:报销申请->主管审核->款项发放

已审核的报销单需要修改,在【款项发放】中进行“驳回”到【主管审核】里修改;


5、期初录入

客户/厂商/网点的账户应收应付期初金额录入:选择往来单位,点“期初”录入应收和应付的期初金额,反期初:删除之前录入的期初数据;

现金/银行帐户的期初金额录入:点修改期初,录入金额,然后“初始化”;取消之前录入的期初则点“反初始化”;


租赁管理

租赁业务全面管理,从订单建立、备机派工、备机出库、到合同执行及期间定期抄表结算、增机退换机、合同解约,到合同结束整个过程管理;

除了支持打印机复印机租赁/全保等抄表类业务,也支持电脑/机器设备等非抄表的租赁业务;

耗材跟踪:每次抄表可设置预警时间,在【客户管理】-【耗材跟踪】生成提醒,并可进行跟踪记录和保养派工;

租赁业务流程

1、新建订单

抄表类租赁:需要设置期初计数器,选择机器只能从仓库或序列号库里选择机器;

全保类租赁:也需要设置期初计数器,但机器要从机器档案里选,或者直接新建机器;

非抄表类租赁:无需设置计数器,要从仓库出,一种机器可以多个数量;

计数器编辑:添加计数器,并设置期初计数;计费方式:本系统支8种复杂的计费方式


2、待审核订单

未执行的订单中心,比如待报价、待备机派工、待出库等;出库,审核生效后订单正式执行。

备机派工:生成派工单,进行备机;

备机出库:仓库出库, 如果要发货选邮寄;


3、执行中订单

所有正在执行的租赁单管理,比如增退换机、解约,定期抄表结算等;

驳回:订单驳回到待审核,如果有已审核的结算单需要反审核处理,驳回后机器会自动从该客户的机器档案取消关联;

抄表登记:定期抄表记录,设置读数日期;

设置“耗材预警日期”,系统会自动在【客户管理】-【耗材跟踪】生成提醒记录,可进行跟踪登记或派工;

结算开单:定期对已抄表数据进行客户对账核算,并存档,审核后生成应收明细账,等客户付款时,在【对账收款】-【结算收款】中进行实际收款开单;

在【对账收款】-【租赁结算】中也可新建结算单,及查询、修改、审核/反审核、取消操作;

时间段:系统默认上次结算期末时间为本次起始时间,加个一个周期为截止时间;也可手动调整,系统自动根扰选择的时间段与合同设置的周期算出共几期;

张数(本次用的数量)= 期末 - 期初 -损耗数

总超张费 = 超张费 * (张数 - 额定量)


4、订单变更

执行中订单的增机、换机、退机、解约,或者变更合同信息等,变更单在【执行中订单】-【订单变更】新建,在【租赁变更单中】可以进行修、审核/反审核、取消、删除操作;

1)退机

【执行中订单】-【订单变更】-【退机开单】,退机到仓库,设置入库价,不然影响该产品库存成本价;

2)增机

【执行中订单】-【订单变更】-【增机开单】,抄表类新增机器时需要录入计数器和期初数;

3)换机

【执行中订单】-【订单变更】-【换机开单】,旧机入库,新机出库,添加计数器和期初;

4)解约

【执行中订单】-【订单变更】-【合同解约】,解约后合同失效;

5)变更合同信息

【执行中订单】-【订单变更】-【信息变更】,客户联系信息,合同时间、周期、基础租金等都可变更;


5、租赁结算

定期结算,结算单新建(见【执行中订单】-结算开单)、修改、删除、审核/反审核、取消等


6、结算收款

客户付款,对之前结算产生的应收款进行收款开单;可分批逐次结款;


7、客户对账

集租赁订单所关联结算单及每结算的计数器明细和费用明细。


网点管理

1、网点目录

打开【更多应用】-【基础数据】-【网点目录】-网点目录中新建网点资料


2、网点员工账号

网点账号与总部账号创建方式一样,在选择所属网点时,选择网点就可,方法见【添加员工账号】

注意:网点账号创建好后,在【应用市场】-【我的应用】,相关应用的【用户配置】里看下,该账号是否已添加,如果没有就选择添加,不然无法使用该应用。


3、网点调拨

网点向总部、总部向网点、网点与网点之间的配件(需在【系统设置】里开启“允许网点之间互相调拨”)、整机的货品调拨管理;

因为网点是独立核算,网点调拨后,在网点端会生成对总部的应付款,同时在总部会生成对网点的应收款。

调拨流程:

1)调拨申请单:

网点账号登录系统,【仓库管理】-【网点调拨】-【调拨申请单】,可以新建、修改、删除、审核/反审核、修改进度等;

新建申请单:

说明:申请网点可以是网点,也可以是总部;

2)总部审核

总部账号登录系统,【仓库管理】-【网点调拨】-【调拨申请单】,点审核,填写审核数量,如果发现申请单有问题可以备注”进度”,并通知网点修改。

注意事项:审核数量可以少于申请数量;

3)出库发货

总部审核后,在【调拨申请单】-【生单】-【调拨出库单】,来开出库单,或者在菜单【调拨出库单】-【新建】,选择要出库的调拨申请单,可以分批出库,暂时不需要出库的货品可以删除,后期开出库单再次引用申请单就可;如果有序列号跟踪的,要填序列号;

多仓库出库:货品明细的仓库可选择不同的仓库出库;

需发货的,填写发货信息,出库单审核后,发货单可以在【收发管理】中进行发货确认;

4)网点签收 网点账号登录系统,【仓库管理】-【网点调拨】-【调拨申请单】,选择需要签收的申请单,点【生单】-【签收入库单】,或者在菜单【签收入库单】中【新建】,并选择需入库的申请单;

入库仓库:批量选择仓库,在货品明细仓库里还可单独选择入库仓库;

分批入库:可以分批选择调拨申请单来签收入库;

5)单据编辑,查询

申请单审核后不能修改删除,需要先反审核;出库单/入库单可以在申请单下方关联单据直接编辑,也可在菜单【出库发货单】和【签收入库单】中查询和编辑;


4、网点返厂管理

返厂可以是配件,也可以是整机;通返厂管理,网点可以定期将保内维修更换的废件,或库存良品返给厂商以冲减保证金占用额度。

同样,因为网点是独立核算,在返厂后,在网点端会生成对总部的应收款,同时在总部会生成对网点的应付款;

可以通过【账款管理】-【应收应付】中可以查看,执行对冲可把应收与应付进行核销;

返厂流程:

1)返厂申请单

新建申请单:

返厂配件性质(良品或废品);单一货品返厂数量不能大于总部调拨的数量之和;

2)出库发货单:

在菜单【出库发货单】中新建,然后选择需要出库的“返厂申请单”,货品明细选择仓库,保存并审核出库;审核后,生成对总部的应收款;

如需发货,填发货信息,发货后在【收发管理】中进行确认发货;

3)总部签收入库

总部人员进入系统【仓库】-【配件返厂】-【签收入库单】中新建,选择需要入库的“返厂申请单”,选择入库仓,审核入库;入库后,生成对网点的应付款;

如果对返厂单有疑问,也可“修改执行进度”,并通知网点修改后再提交出库;


5、网点保内结算

1)网点结算开单

打开【服务】-【保内结算】-【结算开单】选择需要结算的单据,然后提交审核;也可保存,再在【结算查询】中提交;

2)总部审核

总部结算员在【服务】-【保内结算】-【结算查询】中对网点提交的结算单进行审核,对有疑问的服务单可以勾选置疑,然后保存后驳回网点,网点修改后重新提交;

需要网点开票的,在结算方式中选择“开票结算”,网点需要进行开票确认;

3)网点开票确认

网点在【结算查询】中进行开票确认,并填写相关开票信息和发货信息;

4)结算查询

在结算查询中,可以查看所有结算单的状态,及网点开票的备注信息;


收发管理

说明:公司的物流发货管理;

确认发货:新建的发货,或销售、服务、网点调拨等业务生成的发货单进行确认发货操作;

签收确认:对已发货的,与对方确认收货后,进行签收确认;


员工提成

1.提成设置:在【基础数据】-【员工目录】设置员工提成公式:

服务提成参数说明:

业务额: 业务的实际收款金额,比如维修的实收款,安装的结算金额,销售的实际收款等。

毛利: 业务产生的毛利。

服务费: 服务工单-工单处理中添加的“服务项目”产生的费用。

配件费: 服务工单备件/配件产生的收费项目,需要在【工单处理】中添加备件,并设置结算价格。

配件成本:即备件/配件成本,是出库成本价。

附加费: 服务产生的‘附加费’,可以在客户结算时手动录入。

工分: 员工积分,可在服务单设置该单的积分,工单受理的时候填写。

项目提成:服务项目的提成,可以在【基础数据】【服务信息】【服务项目】中设置。

保内单: 当工单是保内的时候该值为“1”,否则为“0”。

保外单: 当工单是保外的时候该值为“1”,否则为“0”。

工时(天):工单处理时长,在工单处理时录入。

协作人数:参与某业务的人数。

运算符号:+ 加 - 减 * 乘 / 除 ( 左括弧 ) 右括弧

注意:百分比,需要转换成小数。10%=0.1,1%=0.01

示例说明:

公式:{人工费}*0.3*{保外单}+6*{保内单}+{工分}*0.7

说明: 当业务为保内的时,每笔业务提成6元;当业务为保外的时,按照人工费的30%提成,同时所有业务都加上工分登记的值乘0.7。

2. 工单的业绩提成修改,或手动录入提成

在【服务】-【审核关闭】中,新建或修改提成;

3. 员工提成统计

在【服务】-【统计分析】中,员工提成汇总和明细:

其他

流程审批

使用说明请见:http://www.18bg.com/help/view.aspx?id=19858

办公类应用

说明请见:http://www.18bg.com/help/index.aspx?fid=21

考勤设置

说明:考勤设置详细见:http://www.18bg.com/help/view.aspx?id=19856

应用试用和购买

详细请见:http://www.yihulu.com/help/view.aspx?id=22147

闫明 2018/9/7 13:24:27浏览(5002) 回复(0) 修改 删除 操作

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