租赁管理使用说明

租赁管理

下图为【租赁管理】业务导航图,图中红色数字表示对应功能模块下的单据数量,其中变更单、租赁结算、结算收款表示待审核的单据数量。

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注意:该模块下有【隔离权限】,如果【当前登录人】授权有【隔离权限】,看到的数量为隔离后的数量。相关【隔离权限】将在下面的内容中说明。


租赁机器

租赁机器为所有自由机器(也就是自己的机器)的机器列表,包括在租、在库、空闲、已清理等状态。

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该列表有相关【隔离权限】,通过隔离权限,可以让不同的人,看到不同的数据列表。

l机器--技术员隔离 如果用户账号所属的角色,勾选了该权限,则只能看到机器技术员包含自己的机器。


增加【租赁机器】的方式有:直接新建、从仓库转入、Excel导入、带有租赁标记的产品入库时自动创建。


1、直接新建

点击【租赁机器】中的【新建】按钮,弹窗新建机器窗口。

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名词解释

机器编号:这台机器在系统内的唯一编号,一般用于唯一定位该机器用。

机器品牌:如惠普、爱普生、柯尼卡美能达等。

机器类别:如打印机、复印机。

机器型号:机器的具体型号。

序列号1:机器的唯一序列号,注意系统除了用机器编号唯一定位外,也支持用序列号1唯一定位一台机器,建议必填。由于序列号可能太长,一般与用户进行服务维修时建议用机器编号沟通。

保修情况:机器是保内、保外等。

技术员:内部负责维护该机器的人员。

预警值:该预警值是使用了智能设备后,智能设备自动上报的预警,关于智能设备将在后面的篇幅中单独讲解。


2、从仓库转入

点击【租赁机器】中的【仓库转入】按钮,打开下图从仓库转入机器的界面,选择好出库仓库、相关产品、选择或录入序列号,确定后,系统自动创建出库单并审核出库。

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3、Excel导入

点击【租赁机器】中的【更多操作】=>【导入】,系统弹出选择Excel文件窗口,选择Excel文件后,将弹出如下导入确认界面。

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系统默认选择Excel文件中的第一个工作簿,如果Excel存在多个工作簿,可以下拉选择,然后确认好Excel的列导入到系统对应的哪些列中,点击确定,开始导入。


4、带有租赁标记的产品入库时自动创建

在【基础数据】=>【仓库相关】=>【产品目录】中,如果产品勾选了如下图红色框中的标记时,产品入库将自动创建在【租赁机器】中。

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更多操作->机器报修二维码

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这个图是系统打印的报修二维码,可以自己打印贴在机器上,客户报修就变的简单了。


一般客户只需要扫码,然后填写机器故障即可,随后系统收到客户报修会推送消息到指定人的APP上,收到消息的人,派工或者自己领取工单维修,修完后,客户会收到完工提醒,然后客户评价,整个维修服务结束。


具体二维码公众号或小程序报修请参见【乐报修】或【服务管理】中的说明。

新建订单

租赁管理中的租赁订单,包括抄表类租赁、非抄表类租赁、全保三种类别。

l抄表类租赁:主要指打印机、复印机需要抄表结算的租赁业务。

l非抄表类租赁:不用抄表的租赁,比如租赁电脑、办公座椅等。

l全保:也是抄表类租赁的一种。与抄表类租赁的区别是:机器是客户的。我们只负责维修、保养、卖耗材等。机器也不用有出库操作,因为东西在人家那里,是人家的。

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名称解释

业务类别:抄表类租赁、非抄表类租赁、全保,系统默认选择抄表类租赁。

客户名称:租赁客户在系统内的名称,一般都是租赁的公司名称,如果是个人则为个人姓名。

联系人:如果是企业客户,系统支持同客户多联系人管理,可以下拉选择联系人或新建联系人选择。

联系电话:一般对应联系人的联系电话。

联系人部门:联系人在企业内所属部门,系统也支持客户企业的部门管理,可以新建进去,方便之后选择。

地址:客户地址。

起始日期:租赁订单的开始时间。

终止日期:租赁订单的结束日期。

结算周期:多少天和客户结算一次。

合同编号:如果有和客户签订线下纸质合同,可以记录一下他的编号,方便以后找对应合同。

到期提前提醒:系统默认到期前7天进行提醒,可以在这里修改,单位是天。

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选择添加租赁机器

l从公司库选:可以选择一个产品,然后补充机器序列号或者直接从序列号库中选择在库机器。

l从租赁机器选:这里也可以直接选择在库或空闲的机器。

选择机器后,输入对应的单台租金,然后编辑机器的计数器保存订单。下图为单台机器的编辑计数器窗口。

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选择计数器类型、录入期初计数、额定量、超张费、单张成本、选择计费方式,点击【添加计数器】按钮,添加进入列表。


名称解释

计数器类型:自己定义的名称,如果没有,有计数器类型权限,下拉中有【新建...】选择后弹窗新建窗口。名称定义可以是黑白、彩色、彩色A4、彩色A3等。

期初计数:租出去时,现在计数器的读数。

额定量:规定一个结算周期内,可以打印或复印多少张。

超张费:超过额定量后多出张数的单子收费金额。

单张成本:每一张的成本价。

计费方式:标准计费法、阶梯计费法、合并计费法、打包计费法、未印费用抵充法、包季度(超量)计费法、包季度(超费用)计费法、全年印量平均法。计费方式,系统支持以上8种。

标准计费法:计算方法为,一个结算周期内,超过额定量则按超张量*超张费计算合计超张费。其他计费方式详解请参看相关文档。


操作按钮说明

保存并审核:保存订单并审核生效。

反审核:将订单改成待审核状态。

保存:只保存订单,后面还可以接着改。


单据状态说明

待审核:待审核状态的订单可以改,可以取消。

待执行:已经出库,等待执行。


待执行订单

待执行的订单列表,包括待审核和待执行的订单,上方为租赁订单列表,下方为上方选择的订单关联的租赁机器、计数器、抄表记录、提成公式、出库单、发货单和操作日志。

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该列表有相关【隔离权限】,通过隔离权限,可以让不同的人,看到不同的数据列表。

l租赁--业务员部门隔离 如果用户账号所属的角色,勾选了该权限,则只能看到业务员部门和当前登录人部门一致的订单。

l租赁--业务员隔离 如果用户账号所属的角色,勾选了该权限,则只能看到业务员是自己的订单。

l租赁--客户技术员隔离 如果用户账号所属的角色,勾选了该权限,则只能看到客户的技术员是自己的订单。


说明

待审核:可以审核、修改、取消,审核后可以备机出库和转入执行。

待执行:可以反审核,反审核后才能修改、取消,可以转入执行。

如果订单需要多级审批,则需要在【系统维护】->【单据审核设置】中启用租赁订单多级审批,启用后需要设计流程走向及每个节点的审批人。

备机出库:有需出库标记的,必须从仓库出库机器,此时需要用【备机出库】功能出库后修改,如果已经出库过,又想修改订单,需要反审核删除对应出库单后,再反审核订单后方可修改。注:从公司库选择的产品或序列号或者从租赁机器选择的【在库】状态的机器,都是需要出库的。


点击【备机出库】按钮,弹出如下图出库窗口。

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选择出库仓库(序列号的仓库必须和出库仓库对应)、配送方式,确认出库,如果配送方式为邮寄,则会产生对应的发货单。

执行中订单

当前正在执行的租赁订单,包括已过期未解约的。

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该列表有相关【隔离权限】,通过隔离权限,可以让不同的人,看到不同的数据列表。

l租赁--业务员部门隔离 如果用户账号所属的角色,勾选了该权限,则只能看到业务员部门和当前登录人部门一致的订单。

l租赁--业务员隔离 如果用户账号所属的角色,勾选了该权限,则只能看到业务员是自己的订单。

l租赁--客户技术员隔离 如果用户账号所属的角色,勾选了该权限,则只能看到客户的技术员是自己的订单。


1、抄表登记

只有抄表类租赁和全保类租赁才有此功能。用于定期抄表数据录入。点击【抄表登记】按钮,弹出如下录入计数窗口。

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名词解释

损耗张数:为不参与结算计算的张数,有时候如果有测试页或其他的去减项,可以录入。

耗材预警日期:是用于【耗材跟踪】的,如果录入,则在对应日期会提前7天提醒有耗材快用完需跟踪。


2、结算开单

选择一个订单,点击上图【结算开单】按钮,则弹出结算开单窗口。

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可以跨多个周期进行结算,系统默认上次结算日期加一个周期结算,也就是系统默认是一期一结。如果是多期结算,需要手工选择结算截止时间。


时间段:第一个日期选择输入框为结算开始日期,第二个为结算结束日期,如果打开没有看到机器超张费计算明细,则可能是时间段和抄表记录不对应,需要修改时间段或修改抄表结算日期。


操作说明

保存:只保存结算单,此时未生成财务对应应收款,只是一个草稿,还可以在【租赁结算】或当期订单下方的【结算单】中双击出来修改。

保存并审核:结算单生效,生成对应的应收款,财务模块可以引用明细来收款。


3、驳回

驳回一个或多个订单到待执行,驳回需要录入驳回原因,驳回原因会记录到订单日志中。

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4、订单变更

如果订单执行到一段时间,需要修改。有两种方式可以改,一、驳回到待执行再反审核改,该方法必须要反掉之前的全部操作后才可以,不建议。二、通过订单变更单来改,订单变更包括:退机、换机、增机、信息变更、合同续约、合同解约等。

【租赁变更单】只能在【执行中订单】中【订单变更】中开出,具体功能在下面的篇幅中讲解。

租赁变更单

订单变更产生的所有变更单,包括退机单、换机单、增机单、信息变更单、合同续约单、合同解约单,如果要撤销订单变更,则反审核。

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该列表有相关【隔离权限】,通过隔离权限,可以让不同的人,看到不同的数据列表。

l租赁--业务员部门隔离 如果用户账号所属的角色,勾选了该权限,则只能看到业务员部门和当前登录人部门一致的订单。

l租赁--业务员隔离 如果用户账号所属的角色,勾选了该权限,则只能看到业务员是自己的订单。

l租赁--客户技术员隔离 如果用户账号所属的角色,勾选了该权限,则只能看到客户的技术员是自己的订单。


统一说明:所有单据都是审核生效,待审核只类似发起了请求,还没生效。


1、退机单

选择要退的机器,确定是退入仓库还是退到租赁机器,保存并审核后租赁订单中的机器状态将更改为已退机。

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2、换机单

选择要退的机器,再选择新换上去的机器,保存并审核后,旧机状态更新成已换机,新机状态为正常。

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3、增机单

给租赁订单增加机器。一般是客户租一段时间后,需要增加机器,可以通过该方式增加。

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4、信息变更单

该单据可以变更租赁订单的基本信息,包括租赁机器的价格。

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5、合同续约单

用作租赁合同到期续签。

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6、合同解约单

订单到期,客户不租了,需要解约。解约时可以直接退机,如果没有先退机再解约,则可以通过解约单一步完成退机和解约。

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租赁单查询

查询所有租赁订单。包括所有状态,如果是已取消的,需要删除,则在这里操作。

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该列表有相关【隔离权限】,通过隔离权限,可以让不同的人,看到不同的数据列表。

l租赁--业务员部门隔离 如果用户账号所属的角色,勾选了该权限,则只能看到业务员部门和当前登录人部门一致的订单。

l租赁--业务员隔离 如果用户账号所属的角色,勾选了该权限,则只能看到业务员是自己的订单。

l租赁--客户技术员隔离 如果用户账号所属的角色,勾选了该权限,则只能看到客户的技术员是自己的订单。


对账收款

租赁结算

所有租赁订单开出的租赁结算单,结算单审核对应财务应收款。

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此处可以生单生成:发票、应收款单。如果是先开票后收款,建议开出结算单后审核,然后生单,生成发票,然后结算收款时选择发票收款。


l生单生成发票

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录入发票号码、发票类别和开票的具体金额后保存。


l生单生成应收款单

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这样在系统内,可以完成一个完整的先开票后收款的过程。

结算收款

租赁结算收款单,对应财务的应收款单,此处只是租赁结算单产生的所有应收款单。

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所有单据都是审核后生效的。上方应收明细,蓝色单据编号点击可以查看具体结算单明细。

客户对账

客户对账列表,可以具体到计数器查询订单、客户、时间段等多维度查询对账明细,可以根据自己客户的要查询过滤导出。

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闫明 2019/8/20 20:31:03浏览(1150) 回复(0) 修改 删除 操作

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